Parmi les rôles attribués au Project Management Officer – couramment appelé PMO –, le principal concerne le pilotage et le suivi de projets qui touchent l’ensemble des services de l’entreprise et lui confèrent ainsi une place stratégique au sein de celle-ci. Du fait de sa position, le PMO garantit une vision transversale de l’ensemble des projets associés au développement de l’entreprise, afin d’être en accord avec les objectifs stratégiques soumis par l’équipe dirigeante.
En ce qui concerne les missions générales qui lui sont déléguées, celles-ci sont assez difficiles à définir étant donné que les missions varient selon le type d’entreprises et de services au sein de ces mêmes organisations. En réalité, les missions du PMO dépendent de la vision à long terme de l’entreprise. Ainsi, son rôle évolue en fonction des besoins des différents services : nouvelle organisation interne, changements de process, nouvelle gouvernance…
Si nous voulions résumer la fonction du Project Management Officer, nous pourrions dire : structurer et assister au pilotage de projets en lien avec les objectifs de l’entreprise.
Le Project Management Officer incarne donc le pilier central qui rassemble l’ensemble ou simplement une partie de la conduite de projets qui sont développés par une entreprise. Son objectif majeur est de parvenir à améliorer et garantir les capacités de réussite des projets via le renforcement ou la mise en place de nouvelles méthodes ou procédures de travail, tout en veillant au respect, à l’amélioration et à la continuité de celles qui ont montré leur efficacité. Le PMO doit être capable de mobiliser les ressources et compétences nécessaires à maintenir une vision transversale de tous les projets passés, en cours et futurs. Il doit être en mesure d’assurer la réussite des projets selon les différents objectifs établis. Pour cela, il peut agir à la fois sur le projet lui-même et sur l’entreprise dans son ensemble. Sorte de bible vivante de l’ensemble des techniques managériales et différentes méthodes de travail, le PMO est une source intarissable de documentation et de conseil pour l’ensemble de ses collaborateurs.
Son métier est organisé selon trois grandes fonctions principales, à savoir : une fonction de support, où le PMO joue un rôle de conseiller et d’analyse de la situation. Concrètement, il consulte les chargés de projets, identifie avec eux quels sont les freins au bon avancement et propose alors de nouvelles méthodes de travail plus adaptées. Vient ensuite une fonction de contrôle grâce à laquelle le PMO s’assure que les méthodes employées fonctionnent convenablement et décide s’il faut ajuster les process. Enfin, le PMO tient une fonction de direction qui implique une gestion complète des projets sur lesquels il détient l’entier contrôle. D’un point de vue global, le rôle du PMO est donc d’améliorer, de diversifier et d’accroître les méthodes de gestion de projets au sein d’une entreprise. Fonction qui s’exerce aussi bien à chaque projet développé dans une organisation qu’au niveau de l’organisation elle-même via la mise à contribution de son expertise au sein de l’équipe de direction.
Selon les organisations et les types de missions, le Project Management Officer intervient soit directement sur les projets, soit via des chefs de projet. Quoi qu’il en soit, le PMO entretient des liens étroits avec l’équipe de direction qui lui fait part d’une vision stratégique relative à l’organisation de l’entreprise et qu’il devra par la suite décliner en objectifs auprès de ses équipes et collaborateurs des autres services. Le PMO revêt donc le rôle d’un chef d’orchestre chargé de contrôler la cohésion entre les équipes et la cohérence entre les projets.
Véritable touche-à-tout mais surtout pédagogue né, le PMO doit cependant posséder certaines qualités et compétences qui lui seront indispensables dans l’exercice de ses fonctions. Ainsi, il doit connaître naturellement les multiples théories relatives au management de projet ainsi que les fondamentaux de l’accompagnement au changement au sein d’une organisation. De même, les différentes phases de pilotage de projet d’un point de vue global sont incontournables : planification, sens des priorités, définition du budget et des ressources à allouer… Doté d’un grand sens de la rigueur et d’une aisance relationnelle, le PMO doit être capable d’anticiper les risques et extrêmement flexible pour accompagner au mieux ses équipes. Enfin, la curiosité intellectuelle et l’ouverture d’esprit représentent de formidables atouts pour ce chef d’orchestre de la gestion de projet, afin de se tenir informé des actualités et des dernières innovations en matière de méthodologies et de best practices opérationnelles et organisationnelles.
Au-delà des logiciels de traitement de texte et de tableur, et du fait de ses fonctions transverses, le PMO doit être en mesure de maîtriser les logiciels propres au pilotage de projet. Parce qu’ils comprennent un large éventail de fonctionnalités, des programmes informatiques comme Project Monitor, Sciforma, CMMI ou encore PMP sont indispensables pour planifier, gérer les budgets, les tâches, et suivre le projet dans son ensemble.
Il n’est pas nécessaire, à proprement parler, de suivre une formation spécialisée en management de projet pour exercer la profession de Project Management Officer. Toutefois, un niveau d’études de bac+5 est fortement recommandé. Des masters d’école d'ingénieurs et d’école de commerce sont tout à fait adaptés, en fonction des projets que le futur PMO souhaite gérer. De sa spécialisation dépendra donc la nature des projets.
Si le salaire varie considérablement en fonction de l’entreprise qui l’emploie, le PMO touche environ entre 40 K€ et 60 K€ annuellement.
Tout au long de sa carrière, le PMO se dirige naturellement vers des postes d’encadrement et de management en lien avec la stratégie et la vision de l’entreprise. Très fortement orienté conseil, il peut également choisir la voie des cabinets de conseil afin de pouvoir diversifier ses missions.